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PDF auf 300 KB komprimieren (und was hilft, wenn es nicht passt)

Gescanntes PDF unter 300 KB bringen, für Online-Bewerbung, Uni oder Behördenportal: die Schritte, was hilft, wenn es nicht passt, und die Größe prüfen.

Aktualisiert

Kurz gesagt: Öffnen Sie PDF auf 300 KB komprimieren, ziehen Sie Ihr PDF hinein und klicken Sie auf PDF komprimieren. Das Tool probiert mehrere Kombinationen aus Auflösung und Qualität aus und behält die schärfste Version, die noch unter 300 KB liegt. Reicht selbst die stärkste Einstellung nicht, hat das Dokument zu viele Seiten oder zu viel Farbe für 300 KB: Scannen Sie es in Graustufen mit geringerer Auflösung neu oder teilen Sie es auf.

So komprimieren Sie ein PDF mit Nibbo auf 300 KB

  1. Öffnen Sie PDF auf 300 KB komprimieren auf dem Handy oder am Computer.
  2. Ziehen Sie das PDF auf die Seite oder tippen Sie darauf, um eine Datei auszuwählen.
  3. Die Option Zielgröße ist bereits ausgewählt, unter Größenlimit ist 300 KB markiert. Daneben steht die aktuelle Größe Ihrer Datei. Verlangt Ihr Portal einen anderen Wert, wählen Sie eine andere Vorgabe (100 KB bis 5 MB) oder klicken Sie auf Eigene und geben Sie Ihre Zahl ein.
  4. Lassen Sie Metadaten, eingebettete Seitenvorschauen und Editor-Daten entfernen angehakt, sofern Sie die Dokumenteigenschaften nicht brauchen. Das spart etwas Platz und entfernt Angaben wie den Namen des Autors.
  5. Klicken Sie auf PDF komprimieren. Sie sehen Beste Einstellung wird gesucht… und die Größe jedes Versuchs.
  6. Am Ende steht dort etwa „292 KB, knapp unter dem Limit von 300 KB“. Klicken Sie auf Herunterladen, um die Datei zu speichern. Ihr Name endet auf -compressed.pdf.

Öffnen Sie die neue Datei vor dem Hochladen und zoomen Sie in das Kleingedruckte: Ausweisnummer, Daten, Stempel und Unterschriften müssen lesbar bleiben. Die Komprimierung läuft in Ihrem Browser, der Scan Ihres Personalausweises oder Zeugnisses verlässt Ihr Gerät also nicht.

Warum so viele Formulare 300 KB verlangen

Bewerbungsportale von Unternehmen und Behörden, Hochschulbewerbungen, Stipendienanträge und Online-Anträge bei Ämtern begrenzen jedes hochgeladene Dokument oft auf wenige hundert Kilobyte. Sie erhalten in jeder Bewerbungsrunde Tausende Dateien, wer sie prüft, muss die Seite nur am Bildschirm lesen, und kleine Dateien lassen sich auch über eine langsame Mobilverbindung zuverlässig hochladen. 300 KB ist ein gängiges Limit für Zeugnisse, Ausweisdokumente und Notenübersichten; 100 KB und 200 KB sind für Fotos und Unterschriften üblich.

Die Regeln legt jedes Portal für jedes Dokument selbst fest, und sie ändern sich zwischen den Bewerbungsrunden. Lesen Sie die Hinweise zu Ihrem Formular: Dort stehen meist die Größe, der Dateityp (PDF oder JPG) und manchmal eine Auflösung oder Seitenzahl.

Warum Ihr Scan so groß ist

Ein PDF vom Scanner oder Handy ist kein Text. Jede Seite ist ein Foto vom Papier.

Text und Vektorgrafiken, etwa ein aus Word exportierter Lebenslauf, sind ohnehin winzig. Deshalb bringt die Komprimierung bei Scans enorm viel und bei am Computer geschriebenen Dokumenten kaum etwas.

Wie sich die 300 KB aufteilen

Die 300 KB gelten für alle Seiten zusammen, also entscheidet die Seitenzahl darüber, wie viel Qualität jede Seite behalten kann. Als Faustregel passen in 300 KB ein bis zwei gescannte Seiten mit etwa 100 bis 150 DPI.

Zum Vergleich: Eine A4-Seite hat bei 150 DPI 1240 × 1754 Pixel, bei 100 DPI 827 × 1169 und bei 72 DPI nur 595 × 842. Unter etwa 100 DPI ist normaler Text am Bildschirm noch lesbar, aber Fußnoten, Stempel und Handschrift verschwimmen schnell.

Was Nibbo ändert und was bleibt

Nibbo kodiert die Fotos im PDF neu als JPEG mit geringerer Auflösung, gemessen an der größten Darstellung, in der jedes Bild auf der Seite erscheinen kann. Im Zielgrößen-Modus probiert es Einstellungen von schonend (220 DPI) bis sehr stark (50 DPI) und sucht dazwischen, damit das Ergebnis so knapp wie möglich unter dem Limit landet. Text, Schriften und Vektorzeichnungen bleiben unangetastet, ein PDF mit Textebene bleibt also durchsuchbar. Sehr kleine Bilder und einige spezielle Bildtypen bleiben, wie sie sind.

Wenn das PDF nicht unter 300 KB kommt

Ist selbst die stärkste Einstellung zu groß, meldet Nibbo 300 KB ist nicht erreichbar und zeigt die kleinste erreichte Größe. Diese kleinere Datei können Sie trotzdem herunterladen. Probieren Sie dann Folgendes, in dieser Reihenfolge:

  1. Überflüssige Seiten entfernen. Leere Rückseiten, Merkblätter und doppelte Seiten zählen alle mit. Mit PDF-Seiten sortieren löschen Sie Seiten vor dem Komprimieren.
  2. In Graustufen neu scannen. Bei Textdokumenten ist das die größte Einzelersparnis. Wählen Sie am Scanner Graustufen und 150 DPI (höchstens 200). Mit dem Handy nutzen Sie Dokument scannen: Es findet die Ecken des Blatts und schneidet den Hintergrund weg, und der Look Grau oder Schwarz-weiß mit Schatten entfernen ergibt sauberes weißes Papier, das sich viel besser komprimieren lässt als ein graues, schattiges Foto. Speichern Sie als PDF und schicken Sie das Ergebnis dann durch den 300-KB-Kompressor.
  3. Auf das Blatt zuschneiden. Haben Sie das PDF mit JPG in PDF aus Handyfotos erstellt, sind Tisch und Hintergrund rund um die Seite verschwendete Bytes. Das Scan-Tool schneidet sie für Sie weg.
  4. Das Dokument aufteilen. Erlaubt das Portal mehrere Uploads (etwa Vorder- und Rückseite des Ausweises getrennt oder eine Datei pro Zeugnis), nutzen Sie PDF teilen mit Nach Dateigröße. Geben Sie für ein 300-KB-Portal 0,3 MB ein: Wie der Kompressor rechnet dieses Tool 1 MB als 1.000.000 Byte, sodass jeder Teil unter 300.000 Byte bleibt. Die Seiten bleiben vollständig und in der richtigen Reihenfolge.
  5. Nach einem anderen Limit fragen. Schafft schon eine einzelne Seite die 300 KB nicht in lesbarer Qualität, kann eine zu stark geschrumpfte Datei bei der Prüfung abgelehnt werden. Manche Portale erlauben für bestimmte Dokumente eine größere Datei; lesen Sie die Hinweise.

Meldet das Ergebnis, dass das PDF keine Fotos oder Scans enthält, besteht die Datei aus Text und Vektorgrafik. Die ist bereits kompakt, die Ersparnis kommt dann vom Entfernen von Seiten oder vom Aufteilen, nicht vom Komprimieren.

So prüfen Sie die endgültige Größe

Portale messen die Datei in Byte, und verschiedene Systeme rechnen Byte unterschiedlich in „KB“ um. Nibbo zielt auf höchstens 300.000 Byte. Das passt, egal ob das Portal 1 KB als 1000 oder als 1024 Byte zählt. Deshalb kann dieselbe Datei auf einem Gerät als 293 KB und auf einem anderen als 300 KB erscheinen. Verlassen Sie sich auf die Byte-Angabe, wenn sie angezeigt wird.

Auch das Ergebnis in Nibbo zeigt die neue Größe schon vor dem Herunterladen.

Häufige Fragen

Sind 300 KB dasselbe wie 0,3 MB?

Ja, in Dezimaleinheiten: 300 KB = 0,3 MB = 300.000 Byte. Manche Systeme rechnen mit 1024, dann sind 300 KB 307.200 Byte. Eine Datei unter 300.000 Byte passt in beiden Fällen.

Wird mein Dokument durch die Komprimierung unleserlich?

Bei ein oder zwei Seiten meist nicht. Text im Scan wird mit sinkender Auflösung weicher, prüfen Sie daher vor dem Hochladen das Kleingedruckte. Ist es unscharf, nutzen Sie lieber eine der Lösungen oben, statt stärker zu komprimieren.

Kann ich ein PDF auch auf dem Handy auf 300 KB verkleinern?

Ja. Das Tool läuft im Browser auf Android und iPhone, ohne App-Installation. Bei Papierdokumenten ergibt ein vorheriger Scan mit dem Dokumentscanner auf dem Handy ein kleineres und saubereres PDF als ein normales Foto.

Das Portal sagt, meine Datei sei zu groß, aber sie zeigt 299 KB. Warum?

Ihr Gerät und das Portal zählen Kilobyte womöglich unterschiedlich, oder das Limit des Portals ist niedriger, als Sie denken. Prüfen Sie die genaue Byte-Zahl und bleiben Sie unter 300.000 Byte, oder komprimieren Sie mit Eigene auf 280 KB, um etwas Spielraum zu haben.

Kann ich mehrere PDFs auf einmal komprimieren?

Der Kompressor nimmt jeweils ein PDF. Gehören Ihre Dokumente in einen einzigen Upload, fügen Sie sie zuerst mit PDF-Dateien zusammenfügen zusammen und komprimieren dann das Ergebnis; sind es getrennte Uploads, komprimieren Sie jedes einzeln.